医疗实践

患者如何从封闭的医疗实践中获得医疗记录?

由Grace Cordovano,Deven McGraw和Aaron Miri

HIPAA.隐私规则为患者提供副本的副本,罕见的例外。当患者需要副本的医疗记录时,最多通过致电他们的医生办公室来开始该过程并要求如何获得访问。接待员或办公室员工指出他们的正确方向,无论是指示他们写下他们的要求并向办公室发送给办公室,指向他们联系医疗记录或放射学部门(如果实践足够大),或协助他们如果使用电子健康记录(EHR),则在设置患者门户时。能够与四墙内的人联系,这对于许多患者和他们的掌心人来说往往至关重要,他们可能不确定如何要求他们的记录。

但是当医生关闭或离开练习时,这些记录会发生什么?

独立实践因各种原因而接近。医生可以与大型实践或卫生系统合并,退休,他们可以出售或封闭他们的练习出于个人原因,他们可以提出破产,或者他们可能会生病并死亡。 Covid19 Pandemic已经有了 毁灭性的财务后果 在许多小型,独立和农村的实践中,导致其随后的关闭,收购或合并。

当医生的办公室关闭时,患者应该做些什么,他们需要一份他们的病历?当医生可能没有EHR时,这尤其具有挑战性,就像许多独立做法以及更多的农村环境一样。 2020年9月26日,一条推文 Cait散发出来, OpenNotes执行董事询问,询问家庭成员如何从她的医生的实践中获取医疗记录,触发强大的谈话,导致了在这些情况下没有充分了解患者和家庭。

预防值得一磅治疗

在练习关闭后获得记录副本可能会更困难。患者应根据生成而不是等待它们的副本,而不是等待。 HIPAA隐私规则 指导 指出,只要练习有扫描仪,个人就可以获得数字信息的数字信息副本(甚至在纸上保存的记录副本)。公司正在开发工具和服务,使个人及其护理合作伙伴能够收集,使用和存储健康记录。在您离开实践之前,请求数字(或纸张,如果优先考虑)血液工作,成像,放电指令和相应报告的副本。

办事处关闭后医疗记录会发生什么?法律

健康保险便携性和问责法(HIPAA.)不需要医生保留任何特定时间段的医疗记录。 (HIPAA涵盖的实体 - 包括票据保健保险公司进行护理的医生 - 需要保留记录展示符合HIPAA至少六年的记录 - 但这些记录与病历不同。)但是,如果医生仍然有那些医疗记录 - 或者已将它们放置在保存中,以便保管 - 当患者请求仍然适用时,为HIPAA要求生产它们。

国家法律 通常为医生设置医疗记录保留要求,也可能要求医生采取特定步骤(如通知患者)在封闭实践之前或之后。 

其中一些国家法律的一个例子:

  • 加利福尼亚州,医生必须在关闭实践之前通知患者,并且仍然负责保护记录并确保患者可用。这 加利福尼亚医学协会 建议医生从患者看到的最后日期留出至少十年的记录。
  • 纽约 要求从记录中最近进入的日期保留六年的医疗记录,并且患者需要在做法关闭时通知。
  • 弗吉尼亚州 禁止将医疗记录转移为闭幕或销售的一部分,直到提供者首次试图通过邮件或在该地区一般流通报纸上发布通知。
  • 德克萨斯州 法律要求医生在最后一次治疗之日后至少七年来记录七年,而医生留下练习 必需的 to notify patients.

在记录保留期间,这些记录被认为仍然是“可用”并受到HIPAA的访问权限。在发生措施的情况下,在医生练习医师的进一步信息时咨询医疗委员会或国家医学会。如果医生的做法已关闭,医疗委员会还应提供有关如何提出投诉的信息,而无需任何通知或有关如何获取记录的信息。 

无论法律要求如何,美国家庭学院都建议患者通过a通知 办公室正在关闭的信,让他们有机会获得其医疗记录的副本,或者将记录转发给他们选择的医生。办公室可以在其网站或社交媒体页面上发布更新,如果存在或在当地报纸中运行广告。应通知患者,谁将是医疗记录的监护人及其联系方式。

对不起!办公室已关闭

不幸的是,现实是,大多数个人在整个护理旅程中都没有得到他们的医疗记录的副本。当他们意外发现他们的医生办公室已经关闭时,这使得患者和攻击者面临重大不确定性,压力和挫折的记录。以下是一系列批判性提示,以帮助患者直接和间接地收集他们的医疗记录,如果他们的医生办公室已关闭。

  1. 知道办公室可能已关闭时是否有用:最近或多年前是有帮助的:如上所述,州法律规定了必须保留的记录以及如何在机密性,隐私以及它们如何被销毁,何时以及如果需要的情况下如何处理它们。通常,关于的记录 10年 从最后一个记录的遭遇,可能是被摧毁的候选人,可能更难以获得作为副本。 (如上所述,州法律可能允许他们甚至超过10年销毁。)
  • 个人应参考他们可能已收到通知办公室的信件,并联系指定的记录托管人。如果可用,则更新也可能已发布到医生或练习的网站或社交媒体页面。本地图书馆员可以协助在公共领域的归档报纸或帖子中研究办公室闭幕通知。
  • 应联系保险公司,当前和以前,要求从特定的医生或提供者的实践中获得任何可能已收到的任何索赔。应要求主管并进行有关所需健康信息的具体信息,为什么对一个人的照顾至关重要。在活动中,个人遇到难以通过电话进行牵引,个人可能会转向社交媒体寻求帮助。 如果相应的保险公司有Twitter帐户,则个人可能会推文其请求,同时包括保险公司的Twitter句柄。社交媒体经理往往是非常敏感的,可能是将个人连接到他们所需要的信息的额外大道,如果它被认为是响应的延迟可能对其公司的声誉有害。
  • 现在有另外的医生或专业人士在同一个物理办公室/设施位置吗?个人应通过电话或通过电话解决请求。新的办公室工作人员经常从其他患者那里获得许多相同的问题,并且可以手头的点人员联系信息。如果获得了练习(适用),它们也可能有所讨论的记录。
  • 个人应联系当地的商业,自治市镇厅或地方健康部。如果近期办公室关闭,有人可能会知道与医生或前工作人员联系的方式,了解更多信息。
  • 医生有其他医生是否有员工?如果是这样,个人可以搜索可能仍然在另一个地点实践中的其他医生,以了解它们是否可以接触到已保留的记录。
  • 个人可以快速确定他们的医生是否是社交媒体,例如LinkedIn,Twitter和Facebook,并尊重他们的请求以获取更多信息。
  • 个人可以在互联网上搜索任何最近的新闻稿,可为医生的工作,活动,活动或研究和联系各自的作者或记者联系。至少,他们可能愿意将记录请求转发给医生。
  • 如果个人需要有关药物的具体信息,他们可能会联系用于填补各个处方的药房,以便要求处方记录的副本。
  1. 个人应联系他们的初级保健医生,以及他们的其他成员 护理团队,看记录是否被转发给他们以进行护理的连续性。
  1. 如果个人的医生已被死亡,则可以联系国家医疗许可委员会以确定护理提供者的居住县。因此,可以联系特定的州县概述法院,以确认是否有指定的遗产申请,其中有权威记录保留流程。或者,ob告可以列出幸存的kin中的保存,这也可以联系,以便有关记录保留的更多信息。
  1. 如果医疗记录是数字上可用的,个人可能会查询其州和“健康信息交换(HIE)”。 HIE是一种安全网络,其支持通常跨整个状态的可信数据实体之间的患者健康信息的电子交换。如果有一个艾美,则个人应该研究他们的当地。 HIE的网站将有一个电话号码和电子邮件直接与您的请求联系。
  1. 如果执行了成像,则个体可以达到相应的成像中心或成像以请求CD上的图像副本和相应的报告进行成像的位置。
  1. 如果进行血液,个人可以联系实验室,例如Quest或Labcorp,该实验室可以直接处理测试的最终实验室报告的副本。如果他们不确定通过他们的计划,可以联系他们的保险公司,当前或以前的保险公司或以前的联系;个人还可以使用他们的访问权来获取卫生计划的索赔副本,这可以识别处理测试的实验室。
  1.  如果个人需要免疫记录,他们可以联系其国家健康部门,因为它们可能有一个免疫登记处。免疫行动联盟也有 信息 关于定位免疫记录。
  1. 如果个人在特定诊断或条件的框架内工作,他们可能会研究支持在这种特定疾病状态的患者的非盈利,并伸出对同伴健康支持,其中诊断出相同条件的其他人也能够协助根据自己的生活经历导航这些障碍的患者访问。
  1. 州医疗委员会,律政司办公室(AG)和州卫生部都是额外支持的所有资源。

个人也可以提交一个 抱怨 在卫生和人类服务部(HHS)的民权办公室(OCR),如果所有努力都耗尽,并且未获得所需的医疗记录。

封闭的做法不需要成为患者访问的死胡同。积极要求在整个护理旅程中申请医疗记录副本可以防止遇到此类患者访问障碍。继续分享用于导航患者访问障碍的最佳实践,来自法律,监管和实际的立场,符合所有患者的最佳兴趣。

格蕾丝尔多瓦诺,博士,BCPA是一家专门从事肿瘤学空间,患者体验增强器的董事会认证的患者,以及信息解锁者。

deven麦克风,JD,MPH,LLM(@HealthPrivacy.)是CIITizen(和OCR和ONC的前官员)的首席监管官。她博客了 ciitizen.com。

亚伦米里是奥斯汀德克萨斯大学的首席信息官,包括戴尔医学院,UT Health Austin临床企业,研究和社区影响任务。

传播爱心

7回复 »

  1. 我迫切需要我医生办公室的医疗记录。他已经过去了,私人惯例已经关闭。在关闭之前,我为我的记录签了一个发布表格,但他们没有’送他们。现在,电话断开了连接,我无法获取我的记录。我应该怎么办?

  2. 你好,

    我正在使用2018年使用第三方专有EHR的小型私人实践医师。自从终止EHR安排,EHR提供商不允许做出练习来访问这些记录(从2018年开始)。这种做法应该如何回应医疗保险’S请求医疗记录?

  3. 我需要来自C.A的医疗记录。墨菲家庭健康中心博士德罗拉C. Akeredolu MD 11148 Harper Ave Detroit Mi 48213办公室关闭了7个月的2020年

  4. 我需要来自Richard Stappenbeck博士的医疗记录,他已经退休了,办公室完全被紧紧地联系起来。为别人看到我,他们需要副本的副本。我可以获得他们。

  5. 我需要来自克里弗·鲍伊博士的医疗记录,他被退休,他的诊所已被关闭,我需要我在2016年至2018年持续的所有药物的医疗记录

  6. 与我们的医疗保健业务中的几乎所有内容都要在医疗保健前进行业务,这里的罪魁祸首是缺乏患者以患者为中心和患者控制的健康记录。它应该是“没有特别努力”对于患者指定其纵向健康记录所在的位置,并使任何医生或其他许可提供商能够访问该记录。

    不幸的是,顾问联盟和其他工业群体假装代表患者利益坚持认为在患者控制的健康记录中与不同筒仓中的HIPAA下的医生访问的做法。这样,两组都可以通过作为人类控制自己个人信息的人的地方的中间人和门守来最大化他们的利润的机会。

  7. 这是一个非常重要的帖子。
    我计划在我的博客中致以副本,以便在我的博客中提到,并敦促THCB将这一重要信息传播到一个有价值的公共服务。

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